"Contabilista Certificado: Os "bons" clientes ..." por Professor Especialista Carlos Jorge Oliveira
Artigo de Opinião publicado no semanário Vida Económica
Os Contabilista Certificados (CC) deparam-se com um vasto leque de obrigações declarativas que se vão repetindo, quase integralmente, ao longo dos meses. São inúmeras as obrigações declarativas e de pagamento que é necessário preparar e enviar aos clientes. Acresce a estas tarefas regulares, as alterações legislativas, com particular incidência na área da fiscalidade, que obrigam o profissional da contabilidade a investir muito do seu tempo na formação e atualização de conhecimentos.
Neste sentido, impõe-se ao CC uma organização refinada para que todas as tarefas estejam asseguradas em tempo útil.
O ideal para o profissional da contabilidade seria que todos os clientes tivessem os mesmos procedimentos e rotinas, cumprissem os prazos de disponibilização de documentos e pagassem atempadamente todas as suas obrigações. Além disso, que a informação disponibilizada refletisse, integralmente, a atividade desenvolvida, com todo o suporte documental inerente. Dessa forma, bastaria ajustar o seu ritmo de trabalho a essa realidade e, pacificamente, tudo seria previsível, organizado atempadamente e o serviço de contabilidade disponibilizaria informação contabilística mais célere e regular.
O principal problema do CC são os clientes difíceis e desorganizados. Obviamente, todos os clientes são importantes, independentemente da sua dimensão e do valor que possam pagar de avença.
Mas afinal, o que prejudica o trabalho do CC ? O que são comportamentos indesejáveis dos clientes do CC ?
Obviamente, não existem cenários perfeitos, de eficácia máxima e soluções únicas. Tudo depende das particularidades de cada cliente, da alocação de meios que afeta à contabilidade e da sua organização interna.
Interessa, desde logo, garantir uma comunicação eficaz entre o CC e o cliente. Este aspeto é fundamental para solucionar muitos dos problemas.
Dentro das empresas, com alguma regularidade, existe apenas um grupo restrito (por vezes, até só o próprio empresário) que detêm a informação relevante para a contabilidade. Este aspeto dificulta muito o desenvolvimento da atividade do CC que deixa, muitas vezes, assuntos pendentes à espera de informações que são fundamentais para concluir as suas tarefas, enviar declarações fiscais, prestar esclarecimentos ou, no limite, para ser rigoroso no exercício das suas funções.
Nestas circunstâncias, é crucial que exista na estrutura da empresa alguém que sirva de interlocutor com o CC e que lhe preste os esclarecimentos necessários para que não haja entraves e assuntos pendentes. Também é verdade que facilita bastante se o CC se disponibilizar a acompanhar esse interlocutor e participar na sua formação, elencando uma série de procedimentos que facilite essa organização. Muitas vezes, os clientes não têm a perceção de que a falta de um documento ou de uma informação, faz com que não se consiga enviar declarações fiscais ou disponibilizar informação contabilística.
Quando um cliente é desorganizado, não prejudica apenas a sua organização interna e a credibilidade da sua contabilidade, mas também a vida do CC, quer profissional, quer pessoal. Este é um problema que afeta um número muito significativo de profissionais e que, muitas vezes, os responsáveis pelas empresas, por desconhecerem os procedimentos e as operações até que se enviem as declarações fiscais e se apure os impostos, são tentados a não considerar a contabilidade como um assunto prioritário. Por este motivo, muitos são os CC que, em cima das datas limite para entregar declarações, recebem uma quantidade muito significativa de informação para tratar, acabando por "cair-lhe nas mãos" documentos sem critério e desorganizados.
Os clientes devem estar sensibilizados para os prazos de cumprimento das obrigações declarativas. Quando o cliente desconhece ou desrespeita os prazos para disponibilizar os documentos, coloca o CC em grandes dificuldades, porque, nunca nenhum CC quer que o seu cliente pague coimas por incumprimento declarativo e "faz das tripas coração" para que tal não aconteça, mesmo correndo o risco de errar tal é a pressão para o cumprimento de prazos. Por este motivo é que a informação deve ser disponibilizada com antecedência.
Importa, que sejam fixados prazos para disponibilização de documentos, porque só desta forma pode existir comprometimento entre o CC e a empresa. Neste aspeto, deve haver um diálogo aberto com o cliente e sensibilizá-lo para estes constrangimentos que afetam as duas partes.
Ora, se o cliente persistir em incumprir, não perceber que a contabilidade e a informação que lhe pode ser disponibilizada é fundamental para a tomada de decisões de gestão, e continuar a dificultar a atividade do CC, prejudicando até o seu desempenho para com os clientes cumpridores e organizados, por vezes, a solução passa mesmo por prescindir dele e focar-se nos que aceitam "as regras" e que reconhecem a importância do CC. Naturalmente, os clientes satisfeitos são potenciadores de novos negócios. Pelo contrário, o cliente desorganizado e incumpridor, dificilmente, dará uma boa referência do seu CC, porque não reconhece a importância que o profissional da contabilidade tem na sua organização.